私の在宅ワーク 〜その6〜 「在宅秘書業務」の仕事内容①


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こんばんは(´・∀・`)

毎日楽しく、だけど、必死な、
アラフォー主婦の‘かむつるこ’です。

さて、前置きがダラダラと続きましたが、
今日は、実際に、
じゃあ、「在宅秘書業務」は、
どんな仕事を行い、
どんな1週間、1日の過ごし方をしているのか、
書いていきたいと思います。


「在宅秘書」として、
私は、まだまだ駆け出しなので、
お仕事をご依頼頂く協会様の
お仕事を始める際には、
まずは、先輩スタッフからの指導を受けます。

先輩スタッフは、
在宅秘書として、
数年お仕事をされてきてあるベテランの方で、
その方が、担当協会様と、
今後、在宅秘書が
どのような仕事を担当させていって頂くか、
話し合いをされます。

そうして、
どのような仕事を行なっていくかの土台を
ご依頼協会様と、
先輩スタッフでの確認が終えたら、
先輩スタッフから、
私のような、
実際に業務を行なっていくスタッフへ、
業務の落とし込みが行われます。

*先輩スタッフは、
実際に行っていく業務内容を全て把握していきながらも、実業務は行いません。
業務を進めるにあたって、
問題点が出てきた時や、
逆に、業務の進行が良く、
追加で業務を頂く際など、
ご依頼頂く協会様との
やり取りを行なったりします。
いわば、『責任者』の位置づけとなります。


そうして、
ご依頼協会様の
様々なデータの共有や、
業務対応方法を
先輩スタッフから指導を受け、
私は、業務を開始します。

その、業務を開始する際に、
ご依頼協会様へ、先輩スタッフより、
私の事を紹介して頂き、
その後は、ご依頼協会様と私とで
直接連絡を取り合いながら、
業務を進めていく事となります。

この、
ご依頼協会様や、
先輩スタッフとの連絡方法は、
ほとんどの場合、
【チャットワーク】を使用します。

【チャットワーク】の中に、
ご依頼協会様用のグループを作成し、
ご依頼協会様、先輩スタッフ、
実業務スタッフがメンバーとなり、
全て、そこに記載されるやり取りで、
業務を進めていきます。

なので、担当協会が増える都度、
【チャットワーク】に
新たなグループが作られていくので、
どんどんと、
【チャットワーク】内のグループ数は
多くなりますね(^^;)

では、実際には、
どんな業務を行っているのか。

ほぼ9割方、まずは、
ご依頼頂いた協会様が開催されている、
勉強会や、体験レッスンなどの
申込対応を担当します。

メールソフトなどは、
各協会様でご利用されてあるものが
異なりますが、
半数以上の協会様は、
Gmailをご利用されていました。

その、各メールへの
ログインID、パスワードをお教え頂き、
受信メールの対応を行う事を
ほぼほぼ、どの協会様も、
一番最初にご依頼頂きます。


基本は、以下の流れでの対応となります。

受信メールの内容確認

勉強会等への申込メール

・申込者リストへの入力
・申込御礼&ご入金のご依頼連絡メールを送信

入金確認&入金御礼メールの送信

開催日前に、
開催内容を改めてメールにてご連絡

これにプラスアルファ、
入金督促のご連絡メールの送信であったり、
参加頂いた勉強会などにて、
資格を取得頂いた場合は、
その証明書の発行手配であったりを行います。


次に、ご依頼頂く業務として多いのは、
ホームページの更新です。

先日、少し書きましたが、
私は、在宅秘書業務を始めるまで、
ホームページなんて、
作った事はありませんでした。
なので、ほんとに、
[更新]ボタンをクリックする時には、
心臓バクバクでした( ̄▽ ̄;)

smilemuu.hatenablog.com

こんな、初めての業務でも、
先輩スタッフが、チャットワーク上で
とても丁寧に教えてくださるので、
私は安心して、
業務を行わせて頂く事ができました(o´∀`o)


本日は、まずはここまで、
とさせて頂きます。

また、続きは
次回、書かせて頂きます☆


こちらのブログを読んで頂き、
ありがとうございました(。˘◡˘。)